En guide til et godt planlagt kontorlokale
La oss komme i gang med planlegging av kontorlokalene dine
Når du designer kontorlokaler organiserer du primært møbler og funksjoner for å optimalisere effektiviteten og produktiviteten til de som utfører funksjonene. Det første du må gjøre er å gjennomføre en kartlegging av arbeidsoppgavene, arbeidsformen og menneskene i bedriften for å ha et kunnskapsgrunnlag å designe ut i fra.
Kartleggingen
1. Analyse av nåsituasjon
Start kartleggingen med utgangspunkt i dagens situasjon, list opp hva som fungerer bra med dagens løsning, og hva som umiddelbart bør forbedres.
2. Engasjer de ansatte
Å engasjere ansatte i prosessen med å skape et mer effektivt arbeidsmiljø er avgjørende for å identifisere utfordringer og frigjøre potensiale. Dette kan gjøres gjennom spørreundersøkelser eller annen idédugnad som kan bidra til å få ansattes perspektiver på hvordan arbeidsmiljøet kan forbedres.
Del gjerne analysen opp i 3 nivåer:
- Medarbeider
- Team
- Avdeling
Å involvere ansatte i endringsprosessen er nøkkelen til å utnytte deres kollektive kunnskap og evner. Brukere som har en aktiv rolle og som får mulighet til å komme med innspill og forslag til endringer, vil i større grad støtte og gi aksept til eventuelle endringer som foretas.
3. Hvilke funksjoner skal innredningen hjelpe deg med å løse?
I planleggingen bør du dele kontoret inn i soner etter hvilke funksjoner som skal løses – fra sosialisering i loungen og gruppearbeid i møterommet til konsentrasjonsarbeid ved faste plasser.
Hvordan skal bedriften jobbe og organisere seg fremover?
Er verdiskapningen til bedriften drevet av samhandling eller kreative prosesser som fordrer en prioritering av soner og flater som egner seg til gruppearbeid og kreative prosesser? Eller er verdiskapningen drevet av konsentrasjonsarbeid som gjøres mest effektivt i tradisjonelle cellekontor eller i stillesoner?På et overordnet nivå må ledelsen stille spørsmål om hvordan bedriften best strukturere seg for å optimalisere de verdiskapende prosessene, samtidig som det legges til rette for fremtidig vekst.
Valgmulighetene
Endringer i hverdagen endrer måter vi jobber på – vi lærer og tilpasser oss. Krav til effektiv bruk av arealer, fleksibilitet og samhandling har de siste tiårene gitt arbeidsplassen en ny utforming.For mange av oss er ingen arbeidsdager helt like. En dag har du kanskje behov for å trekke deg unna for å ha digitale møter eller for å konsentrere deg. Etterpå vil du gjerne diskutere en idé du nettopp fikk med en kollega. Senere skal du og kollegaen din presentere idéen for resten av teamet.
Tre ulike aspekter av en arbeidshverdag som hver krever ulike omgivelser for best mulig produktivitet og færrest mulige forstyrrelser for deg eller dine kollegaer.
Trender:
- Ønsket om en fleksibel innredning som er lett å endre og tilpasse til bedriftens shiftende behov er en utvikling som har kommet for å bli. Denne utvikling har pågått de siste tiårene, og er en utvikling pandemien virkelig har satt fart på.
- Nå som hjemmekontoret er blitt et sted for konsentrasjonsarbeid ønsker for eksempel flere bedrifter færre faste plasser og mer plass til møter og samhandling.
- Noen bedrifter benytter anledningen til å redusere behovet for kontorarealer. Andre ønsker å gi rom for grupperom og flere sosiale soner som kan bli benyttet til tilfeldige og uformelle møter, for å fremme interaksjon de dagene de ansatte er på jobb.
Utviklingen har gjort at stadig flere bedrifter har gått over til en aktivitetsbasert kontorløsning ‒ også kjent som fleksikontor ‒ kontorlandskapet deles da opp i ulike soner som: stillesoner, samtalerom, sosiale soner og møterom.
De ansatte velger selv hvor de ønsker å jobbe basert på hvilke verktøy de trenger, og lokalet er ofte preget av et åpent kontorlandskap med ingen, eller få celler ‒ det er heller tenkt at direkte dialog med kollegaer gjør hverdagen mer sømløs og kreativ.
Aktivitetsbaserte løsninger kombineres ofte med «free seating», som er en løsning der den ansatte selv velger hvor hen vil sitte. Med «free seating» er det enklere å skape et åpent kontorlandskap innredet med møbler tilpasset ulike arbeidssituasjoner enn når det er faste plasser. En fordel er at du kan spare på kontorlokalet nettopp fordi ansatte ofte bruker det til ulike tider. Samtidig sies det at «free seating» åpner opp for en dynamisk arbeidsplass tilrettelagt for kreativitet og samarbeid.
Faste plasser derimot lar den ansatte sette sitt eget preg på pulten sin, og de behøver aldri tenke på hvor de skal sitte når de kommer på jobb. De får også en arbeidsplass hvor både skrivebord og stol er ergonomisk tilpasset deres kropp. Mange uttrykker også at de oftere føler seg mer hjemme på jobb når de har fast plass. Mennesker flest har og behov for og trives best i sine faste rutiner.
Det ideelle med faste plasser er at du alltid vil vite hvor du kan finne kollegaene dine, og det kan være enklere å skape tilhørighet og identitet. Spesielt om arbeidsdagen som regel består av relativt like oppgaver og at man jobber med de samme personene hver dag.
Åpne kontorløsninger er ofte utskjelte, og ofte med rette, men gjort riktig kan en åpen løsning ikke bare være plasseffektiv, men også gi økt samhold og teamfølelse og ikke minst fremme god informasjonsflyt og raske avklaringer. Men for å ivareta det fysiske arbeidsmiljøet krever det ofte god tilgang på stille- og møterom og andre avskjermede soner for konsentrasjon og samhandling. Team eller avdelinger som har like dager og arbeidsoppgaver fungerer ofte godt i et åpent landskap.
