Säkra dokumenten

Att inte ha koll på förvaringen av viktiga dokument kan stå dig dyrt när olyckan eller inbrottstjuven är framme. Här förklarar Henrik Werner, chef för företagsavdelningen på Folksam i Stockholm, hur du gör för att ligga steget före – och säkra företagets tillgångar.

Förvara dokumenten på rätt sätt

Vi gillar inte att tänka på det, men faktum är att det finns många avgörande dokument och handlingar som kan försvinna väldigt lätt om du inte är försiktig. Att förlora bokföring eller avtal vid till exempel ett inbrott, en eldsvåda eller översvämning kan vara ödesdigert för ett företag. Det gäller helt enkelt att förvara dyrgriparna på rätt sätt. Henrik Werner på Folksam reder ut vad "bra förvaring" egentligen innebär ur försäkringssynpunkt.
– För inbrottsförsäkringen är det värdeskåp eller säkerhetsskåp som gäller. Svensk försäkring har tagit fram en klassningslista för vilka värden som får förvaras i olika typer av säkerhetsklassade skåp.　För brand är det att arkivskåpet ska klara minst EI 60 klass, vilket innebär att handlingarna klarar sig utan skador i minst 60 minuter om det brinner runt om skåpet.

Glöm inte programvaran

På ett företag finns mängder av värdefull information, som man kanske inte tänker på. Bara licenserna till datorernas mjukvara kan vara värda stora summor, och där gäller det att förvara licenserna och de installerade programmen på olika ställen. Att säkra informationen som personalen bär med sig i form av kunskap kan vara lurigare, inte minst ur försäkringssynpunkt.
– Om någon lämnat ut information, som inte ska ut, får man titta på ansvarsmomentet, men då blir det mer av en bedömningsfråga eftersom det är allmänna skadeståndsrättsliga regler som då gäller, säger Henrik Werner.　

Back up och kopior på annat ställe

Folksams villkor när det gäller back up av material innebär att det måste finnas säkerhetskopior som uppdateras minst en gång per dygn, eller oftare om det behövs. Där ska all information finnas, och den måste fungera självständigt. Dessutom ska den förvaras på ett annat ställe än originalet, alltså inte på datorns hårddisk, och på ett sådant sätt att kopian och originalet inte kan skadas eller förloras vid samma skadetillfälle. Och just detta, att inte ha allt på samma ställe, är en genomgående regel när du planerar din förvaring.
För företag som håller på med patenthandlingar, där det kan handla om riktigt stora och värdefulla företagshemligheter, kan detta vara extra viktigt.
– Patent ska vara registrerat hos myndigheter, men generellt bör kopior finnas och förvaras så att inte　både originalet och kopian kan skadas vid samma tillfälle. Rent försäkringsmässigt så går det inte att försäkra intellektuella värden.