Enkle tips for vellykkede møter
Mæter er en stor del av mange sin arbeidsdag. De er et viktig verktøy for å utvikle både bedrifter og medarbeidere. Men mange møter er ineffektive. Et klart mål og riktig møteform for hvert møte er noe som øker effektiviteten.
For å skape effektive møter er den største utfordringen å maksimere nytten av dem. Sørg for at det er et klart mål med hvert møte. Er det et rent informasjonsmøte eller trenger du deltakernes engasjement? Informer om formålet med møtet i invitasjonen slik at alle vet hva som forventes av dem og kan forberede seg. Sikre også at hver deltaker har en klar funksjon under møtet.
Vær nøye med å holde tiden og start møtet til avtalt tid, selv om noen er forsinket. Tenk også på å skrive referat. Da er det enklere å følge opp beslutninger og ta del i møtet i etterkant. Vurder en mobilpolicy for møter for å unngå forstyrrende lyder.
Velg møteform etter møtets formål
Det er lett å bli blind og gjøre som vi alltid har gjort – også når det gjelder møter. På mange arbeidsplasser holdes alle møter rundt det samme møtebordet, uavhengig av formålet. Men for at møtet skal bli vellykket er det bra å tenke over hvilken møteform som passer best.
Stående møter passer for daglige avstemninger og raske statusoppdateringer. Møtene blir korte og effektive og raske beslutninger. Når vi står opp, blir vi mer årvåkne og får samtidig en dose hverdagsmosjon. Investér gjerne i hev og senkbare møtebord som passer for både sittende og stående møter. Under stående møter kan deres også samles ved et whiteboard eller en flipover, for eksempel for å brainstorme.
Gåmøter eller walk and talk utendørs er bra for dype, avslappende samtaler i mindre grupper (maks fem personer). Dessuten er det perfekt for å få i gang kreativiteten. Forskning viser nemlig at vi tenker mer kreativt når vi beveger oss utendørs enn når vi sitter stille. Under gåturen får dere frisk luft, lys og en naturlig energiboost. Walk and talk krever ingen spesiell utrustning, men husk komfortable sko.
Tradisjonelle møter der dere sitter rundt et bord passer for formelle møter og beslutningsmøter. Slike møter har ofte en leder og en klar dagsorden. Hvis møtet er svært strukturert, kan det bli både effektivt og tidsbesparende. Men tradisjonelle møter risikerer samtidig å hemme kreativiteten og gjøre deltakerne passive.
Les om hvordan du og dine kollegaer kan jobbe kreativt med moodboard!
Kreative møter hjelper dere å finne nye perspektiver, løsninger og muligheter. Akkurat som med alle typer møter, er det viktig at det finnes et klart uttalt formål, men dropp dagsordenen. Kreative møter handler om å interagere, utveksle tanker, tenke utenfor boksen og diskutere ideer med hverandre. Bruk whiteboards, post-it-lappar eller andre verktøy for å visualisere tanker. Ta gjerne pauser og bytt miljø under møtet for å få nye inntrykk.
